社宅制度を導入するためのイロハ

社宅管理業務とは

デスクワーク

本サイトでは、社宅管理を専門の社宅代行会社へ依頼することを推奨していますが、社宅管理を行ったことがない人のために、社宅管理業務の範囲や概要を簡単に解説します。どれだけ専門的な知識が必要となり、時間を取られる業務なのかをわかっていただけると思います。

社宅は自社で管理するとなると、何十項目もの業務領域に分かれますが、それらを簡単にまとめると以下の6種類にまとめることができます。

新規契約業務

新たに社宅に社員を住まわせる際の手続き業務です。

「入居者申請書の提出」や「賃貸借契約申込」、「社宅管理台帳作成」や「敷金・保証金明細起票・入力」などの業務が挙げられます。借上社宅の場合には、物件を選定するところから始めなければいけませんので、会社の規程に沿った物件で、社員が希望の場所をマッチングします。これには非常に多くの時間がかかる場合も多く、必ずアウトソースしたい業務のため、社宅代行サービスには基本メニューとして組み込まれています。

契約更新業務

既に社宅に住んでいる社員の契約更新手続き業務です。

「契約期間満了通知受付」や「更新契約締結依頼」、「更新料・更新手数料の支払い」や「社宅管理台帳の変更」などの業務が挙げられます。賃貸物件の更新日は、住み始めてから〇年後という形で起算されるため、請求日は当然バラバラになります。自社で管理する場合には、それぞれの更新料をバラバラの日付で支払うことになるため、かなり内容が煩雑になりやすいです。社宅代行サービスを使えば、多くの場合で更新料を立替してくれ、まとめて月末に一括請求というかたちになるため、業務はとても楽になるでしょう。

解約業務

既に社宅に住んでいる社員の解約手続き業務です。

「解約申込・通知」や「家主や管理会社への退去届書類提出」、「原状回復費用の審査」や「敷金・日割り家賃等の精算・入力」などの業務が挙げられます。特に、原状回復にかかる費用の確認は、オーナーの負担する範囲などを明確に指摘して費用回収していかなければならないため、不動産に精通した交渉力のある人が担当しないと、うまく費用を回収できずに無駄なコストがかかってしまいます。

渉外業務

渉外業務とは、社宅の契約に関わる利害関係者の間を取り持って調整する業務のことです。

「家主・管理会社対応」や「引越し業者の紹介」などの業務が挙げられます。この中には、家主や社員からのクレーム対応、更新のタイミングで家賃が上がってしまった場合の価格交渉なども含まれます。

月次業務及び報告

借上社宅の場合は以下のような月次業務も発生します。

「家賃支払いデータの作成」や「家主・管理会社への家賃支払い」、「支払未着金の対応」や「社宅使用料の計算」などが挙げられます。

借上社宅の場合は民間の不動産会社と賃貸契約を行うため、月次での運用状況をまとめて、場合によっては社内で報告をする必要があります。

年次業務及び報告

借上社宅の場合は以下のような年次業務も発生します。

「支払調書の作成・送付」や「敷金年間移動明細と残高の整理」、「決算資料作成」や「社宅予算必要データ作成」などです。

借上社宅の場合であっても、決算業務の関係で月次のほかに年次でも運用状況をまとめておく必要があるんですね。

まとめ

月次、年次のルーティン業務以外にも、その都度発生する業務が膨大で、かつ専門的な知識を必要とするということがわかると思います。社宅関連業務の業務効率化とコスト削減を目指すのであれば、社宅代行サービスを使うことを視野に入れましょう。社宅を使う社員が多い、あるいは社員は少なくても転勤が多いなどの特徴がある会社であれば、費用対効果を得られるでしょう。

おすすめの社宅代行会社は「タイセイ・ハウジー」です。受託戸数が業界ナンバー1という実績のある会社で、社宅関連業務を90%近く削減することが可能です。独自の管理システムを使用でき、社宅管理データを一元管理することもできるため、社宅制度についての見直しや分析も簡単になります。本サイトでは、実施事例なども紹介していますので、参考にしてください。