社宅制度を導入するためのイロハ

社宅の管理をアウトソーシングする際の流れ

社宅の管理をアウトソーシングする際の流れ

社宅の管理を、社宅代行会社にアウトソーシングする際の流れについて紹介します。

これから社宅制度を導入賃貸住宅を法人契約しようと考えている場合でも、すでに制度が整った後であっても、外部の社宅管理代行会社に業務を委託する際の流れについて、ある程度は把握をしておくと社内でも諸々の調整がしやすいでしょう。

そこで、このページでは社宅代行会社へ委託する際の、基本的な流れについて説明します。

もちろん各代行業者によって多少は違いがありますので、詳細に関しては各代行業者に問い合わせをして確認するようにしましょう。

現状分析と見積もり

まずは現状分析です。

社宅は各会社によって規模が異なりますし、導入する目的も異なります。

そのため、社宅代行会社の担当者より管理業務内容の説明および現在の社宅管理に関するヒアリングが行われます。

現状の課題を洗い出したら、解決案を提案してもらい、実際の管理が始まる前に制度から改善する必要があるのかまで、コンサルティングしてくれるのです。コストをこれくらいまでに抑えたい、などの要望にも応えてくれるところを選んでおきましょう。

これから社宅制度を導入する会社には、社宅を利用する社員が何人くらい居るのか、どのような目的で社宅制度を導入するか、いつまでに、予算はいくらくらいで開始したいかなどをヒアリングし、それに適したプランを提案してもらいます。

導入準備から契約成立まで

プランを立案してもらったあとは、見積もりです。

この時点でおおよその金額感が把握できるので、それに対してなにか希望や要望があれば社宅管理代行会社の担当者に伝えます。

基本的には、どの社宅代行会社も専任の担当者がついてくれると思いますので、聞きたいことなどがあれば担当者に質問をしましょう。

プラン内容に納得でき、見合った見積金額であれば正式な形で契約を進めていきます。

業務遂行

打ち合わせを行った内容にもとづき、担当者主導で社宅管理業務を行います。
社宅管理代行会社やプランによって異なりますが、主に以下の業務を代行してくれます。

借上社宅の場合
物件探し社宅に最適な物件情報の提供をしてくれます。
新規契約業務代行管理代行業者が窓口となり、契約手続きに関わる業務を代行してくれます。
更新契約業務代行契約期間の一部期日管理と更新契約に関わる手続きを代行してくれます。
解約精算業務代行社宅の解約手続きから敷金の精算業務までを代行してくれます。
支払代行業務代行貸主への家賃などの定時支払業務から支払調書の作成までをトータルにサポートしてくれます。
社有社宅の場合
入退去および通常業務代行社員の社宅への入退去手続きから入居中の対応まで代行してくれます。
物件管理業務代行建物の維持管理に伴う法定点検から保守点検、清掃業務などの対応をしてくれます。
資産活用代行保有社宅・施設などの有効活用、資産活用のサポートをしてくれます。